Delegeren is het proces waarbij medewerkers de mogelijkheid krijgen verantwoordelijkheden te dragen over taken, beslissingen en het bereiken van objectieven. Dit heeft voor de manager het voordeel dat hij of zij zijn/haar werkbelasting deels kan overdragen naar anderen en dat er een opportuniteit wordt gecreëerd voor de medewerkers om zich te ontwikkelen.

Hieronder vindt u 9 suggesties om effectief te delegeren :

1. Verhoog uw bereidheid om te delegeren

Niet elke manager is bereid te delegeren. Tal van redenen worden aangehaald om niet te delegeren :

• "er is geen tijd om de taak uit te leggen of om de medewerker op te leiden om de taak te kunnen doen"
• de vrees dat het gedelegeerde werk niet perfect zal uitgevoerd worden
• persoonlijke tevredenheid van de manager of de wens naar waardering bij het succesvol uitvoeren van de taak
• de vrees dat bij het delegeren van taken, de werkbelasting van de medewerker te hoog wordt
• de zorg dat de medewerker de taak niet zal aankunnen

Indien u zich hierin herkent, koppel dan even terug naar de voordelen die delegeren geeft voor de manager én de medewerker.

2. Gebruik het volgende basismodel (ook wel SOS-model genoemd) :

• Select : vindt de juiste fit tussen de uit te voeren taak en de medewerker
• Observe : geef de medewerker de nodige vrijheid, volg hem op en coach waar nodig
• Support : onderneem de nodige acties die er voor zorgen dat de medewerker succesvol is in zijn/haar taak

3. Het identificeren van de juiste taken om te delegeren

Hier kunt u het volgende doen :

• identificeer de taken die u zelf moet doen : hou deze lijst zo beperkt mogelijk
• identificeer de taken die u samen met anderen doet
• identificeer de taken die u kan delegeren : probeer hierbij af te stappen van de argumenten om niet te delegeren

4. Delegeer verantwoordelijkheden aan de 'juiste' medewerker
Om de juiste medewerker te kiezen voor een bepaalde taak, kunt u de volgende richtlijnen hanteren :

• maak een lijst van medewerkers aan wie u de taak kunt delegeren, rekening houdend met kennis en vaardigheden, interesse, ontwikkelingsbehoeften en de beschikbare tijd om de taak uit te voeren
• pas de lijst aan in functie van het belang van de taak, de interactie met andere projecten, mensen en middelen, de complexiteit van de taak en de nodige tijd om de medewerker op te leiden
• eens het duidelijk wat de taak nodig heeft, kunt u de beste persoon kiezen

Het spreekt voor zich dat dit een heel belangrijk stap is. Het kiezen van de ongepaste medewerker kan uw attitude ten opzichte van delegeren negatief beïnvloeden, met alle nadelen van dien.

5. Communiceer uw verwachtingen

Zelfs de beste medewerkers kunnen niet de gewenste output geven indien de visie en verwachtingen niet duidelijk gecommuniceerd worden. In het slechtste geval produceren zij resultaten die absoluut niet beantwoorden aan wat hen werd gevraagd. Definieer dus op voorhand welke verantwoordelijkheden toegewezen worden aan de medewerker, welke doelstellingen bereikt moeten worden, bespreek de taken inhoudelijk met de medewerker en doe de nodige opvolging.

6. Laat de medewerker voldoende vrijheid

U kunt als manager geen taken en verantwoordelijkheden delegeren indien u niet bereid bent de medewerker los te laten. Indien u de juiste medewerker hebt gekozen en u volgt regelmatig op, dan is vrijheid geven aan uw medewerker geen blokkerende factor, integendeel.

7. Meet op regelmatige basis de vooruitgang

Dit betekent niet het micro-managen van de medewerker of tussenkomen bij de uitvoering van de gedelegeerde taak. Het betekent wel het bewaken van de vooruitgang als mogelijkheid om eventuele moeilijkheden met uw medewerker te bespreken. Dit kan gedaan worden via vooruitgangsgesprekken of - rapporten.

8. Hou de medewerker verantwoordelijk

Let op het boomerang-effect. Het gebeurt dat de medewerker de taak terug delegeert aan de manager, die dit expliciet of impliciet aanvaart. Dit valt ondermeer voor indien de medewerker problemen ervaart bij de uitvoering van de taak. Problemen en moeilijkheden kunnen voorkomen worden door vooruitgangs- rapporten en -gesprekken.

9. Wees beschikbaar om assistentie en ondersteuning te geven



Naast gebrekkig tijdsmanagement en het onvoldoende effectief delegeren, is een gebrek aan vergadertechnieken een andere reden waarom de uitvoering van taken vertraagt of niet gebeurt.

Hier kom ik op terug in mijn volgende blog : Manage Meetings

Uit :
"Successful Manager's Handbook" van Lisa Stevens, Carol Skube en David Lee


Kris Buggenhout
Zaakvoerder - Principal Consultant - Coach - Trainer
BCS-HR Services